Entenda como identificar verbas remuneratórias, não remuneratórias e isentas para chegar à base do Imposto de Renda Retido na Fonte
Autor: Orivaldo Guimarães de Paula Filho
O imposto de renda é um tributo federal que incide sobre a renda do servidor, diferente de outros tributos, ele é pessoal e direto, quem paga é o próprio servidor/contribuinte, sem possibilidade de repassar para outras pessoas sejam físicas ou jurídicas.
Nas rotinas do Departamento Pessoal, esse assunto aparece na forma do Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF que é o modelo em que o órgão público faz o desconto do imposto diretamente na folha de pagamento e repassa aos cofres públicos, o servidor não precisa recolher o tributo e a responsabilidade pelo envio das informações à Receita Federal do Brasil fica com o órgão público.
Para não ocorrer erros no cálculo, o Departamento Pessoal deve ter informações corretas de quais verbas integram a base do IRRF e quais estão livres de tributação, garantindo segurança jurídica, prevenindo passivos e evitando que o servidor seja tributado de forma indevida.
Assim ao referirmos sobre o IRRF, unimos duas situações em uma só expressão, que é o próprio Imposto de Renda, que incide sobre a renda ou proventos do servidor, que é a obrigação principal, o tributo devido aos cofres públicos e a obrigação acessória, que recai sobre o órgão público que é a fonte pagadora que deve reter o imposto na folha de pagamento e repassar o valor aos cofres públicos.
Em resumo, o Imposto de Renda envolve dois tipos de obrigações:
- Obrigação principal: é o pagamento do imposto devido, que reduz o patrimônio do servidor/contribuinte.
- Obrigação acessória: são os procedimentos exigidos pela legislação para que o tributo seja recolhido corretamente.
Compreender essa estrutura é fundamental para o Departamento Pessoal executar corretamente a retenção mensal.
No caso do IRRF, a obrigação acessória é do órgão público, que deve efetuar o desconto do imposto a pagar e o repasse e tem a responsabilidade pela entrega das informações via eSocial ou EFD-Reinf e consolidar os dados no informe de rendimentos a ser entregue anualmente ao servidor/contribuinte.
Erros em qualquer uma das obrigações podem gerar inconsistências que tem como causa a denominada “malha fina” para o servidor, mas como o órgão público é o responsável pela prestação das informações tributárias, essas inconsistências podem gerar autuações e, até mesmo, multas.
O cálculo do IRRF não é feito sobre o valor bruto recebido pelo servidor, antes da aplicação da alíquota da tabela progressiva devem ser abatidas as deduções permitidas, encontrando a base de cálculo para a tributação, são permitidas as seguintes deduções da base de cálculo:
- Contribuições para os regimes de previdência social, que inclui as contribuições ao regime geral – INSS quanto as destinadas aos regimes próprios da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.
- Despesas com dependentes: o valor dedutível por dependente é fixado e atualizado periodicamente na legislação que atualiza a tabela progressiva.
- Pensão alimentícia judicial ou por escritura pública: valores pagos em dinheiro ou descontados na folha de pagamento, definidos por decisão judicial, acordo homologado ou escritura pública, podem ser totalmente deduzidos, desde que sejam pensões com natureza alimentícia.
- Contribuições para previdência privada: são dedutíveis os valores pagos para entidades de previdência complementar e as contribuições a fundos de pensão, o servidor tem que ser contribuinte de algum regime oficial de previdência social.
- Parcela isenta para aposentados e pensionistas acima de 65 anos, a partir do mês em que completar 65 anos, aposentados e pensionistas têm direito a uma parcela mensal isenta, prevista em lei, que reduz a base de cálculo do IRRF.
Depois de aplicar todas as deduções, o IRRF incide apenas sobre o valor denominado base de cálculo e se define em qual faixa da tabela progressiva o rendimento será tributado.
Em 1º de janeiro de 2026, servidores/contribuintes que recebem até R$ 7.350,00 mensais passam a ter descontos na base de cálculo do Imposto de Renda, conforme previsto na Lei nº 15.270, de 2025, que alterou as Leis nºs 9.249, de 1995 e 9.250, de 1995.
Servidores que ganham até R$ 7.350,00 têm direito a um desconto no IRRF e para os rendimentos até R$ 5.000,00 a isenção é total, acima deste valor há uma faixa de descontos aplicável linearmente decrescente até zerar para rendimentos a partir de R$ 7.350,00.
Passo 1 – Identifique os rendimentos tributáveis do mês
Entram os rendimentos do trabalho assalariado previstos na Instrução Normativa RFB nº 1.500, de 2014 e suas atualizações:
- Salário, subsídio ou vencimento mensal;
- Horas extraordinárias e seus respectivos adicionais;
- Adicionais de insalubridade, periculosidade, noturno entre outros;
- Gratificações e outros rendimentos tributáveis;
- Terço constitucional de férias gozadas.
A soma desses rendimentos forma a remuneração bruta tributável do mês.
Passo 2 – Separe o que é isento ou não tributável
Da remuneração bruta tributável retira-se o que a Lei define como isento ou não tributável:
- Indenizações trabalhistas ou não previstas em Leis;
- Verbas indenizadas em rescisão de contrato de trabalho ou outro instrumento de desligamento, como férias indenizadas, aviso prévio indenizado e outros.
- Benefícios e vantagens funcionais classificados como rendimentos isentos ou não tributáveis.
Essas verbas indenizatórias não devem entrar na base de cálculo do IRRF.
Passo 3 – Aplique as deduções do IRRF
Com os rendimentos tributáveis corretamente separados devem ser abatidas as deduções permitidas previstas legalmente e anteriormente já informadas neste artigo.
Essas deduções não são opcionais, o órgão público tem dever legal de aplicá-las corretamente.
Passo 4 – Chegue à base de cálculo do IRRF
Depois das deduções, você chega à formula-chave do dia a dia:
Base de Cálculo do IRRF =
rendimentos tributáveis do mês de referência
– contribuição previdenciária oficial
– pensão alimentícia dedutível
– dedução por dependentes
– previdência complementar (até o percentual limite de 12%)
– parcela isenta (65+ anos, se for o caso)
É sobre essa base de cálculo que se aplica a tabela progressiva do IR.
Passo 5 – Confira em qual faixa a base se encaixa
A Lei nº 15.270, de 2025 criou uma estrutura progressiva:
Base de cálculo até R$ 5.000,00
O imposto é zerado por meio de um redutor aplicado sobre o IR calculado, garantindo isenção nessa faixa que combina tabela progressiva com redutor.
Base entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350,00
Aplica-se a tabela progressiva normal para achar o IR;
E depois um redutor variável, que vai diminuindo o valor do imposto até desaparecer em R$ 7.350,00.
Base acima de R$ 7.350,00
Usa-se a tabela progressiva cheia, com alíquotas até 27,5% sem redutor.
Passo 6 – Aplique a tabela progressiva e o redutor (quando houver)
Com a base enquadrada na faixa, calcule o IR pela tabela da seguinte forma:
- IR pela tabela = (Base de cálculo × alíquota da faixa) – parcela a deduzir
- Aplique o redutor previsto pela Lei nº 15.270, de 2025.
Fórmula: IRRF final = IR pela tabela – redutor (se houver)
Passo 7 – Calcule o IRRF do 13º salário separadamente
O 13º salário ou gratificação natalina continua como tributado exclusivamente na fonte, mas também passa a se beneficiar do redutor da Lei nº 15.270, de 2025:
- Some as parcelas que compõem o 13º salário ou gratificação natalina (proporcional + complementar);
- Aplique as deduções sobre as parcelas do 13º salário ou gratificação natalina;
- Encontre a base de cálculo do IRRF do 13º salário ou gratificação natalina;
- Aplique a tabela progressiva mensal vigente no mês da quitação;
- Se a base do 13º salário ou gratificação natalina estiver inserida na faixa de rendimentos beneficiada pelo redutor da Lei nº 15.270, de 2025, aplique-o.
Passo 8 – Registre, retenha e recolha corretamente
No final com o IRRF calculado:
- Registre na folha de pagamento o valor do IRRF e a base de cálculo correspondente;
- Recolha via DARF no prazo correto, usando o código de receita adequado para rendimentos do trabalho assalariado;
- Informe nas obrigações acessórias – eSocial e EFD-Reinf, conforme a legislação aplicável.
Entender a lógica do Imposto de Renda Retido na Fonte é um passo importante para o profissional de Departamento Pessoal e um sistema atualizado de folha de pagamento com parametrização correta é indispensável no dia-a-dia.
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Orivaldo Guimarães de Paula Filho
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