Autor: Orivaldo Guimarães de Paula Filho
Os servidores que atuam no DP/RH respiram aliviados quando o fechamento do eSocial ocorre sem erros de validação, a percepção é simples, se o sistema aceitou os dados informados, está tudo correto e a obrigação foi cumprida com segurança e dentro do prazo estabelecido. No entanto entendemos que a lógica descrita tornou-se perigosa.
Com a extinção da DIRF anual e sua substituição por uma apuração baseada em eventos periódicos transmitidos mensalmente ao sistema eSocial, surgiram inconsistências que não são capturadas pelo validador do RET[1], mas que aparecem com facilidade no cruzamento de dados realizado pela Receita Federal do Brasil, em especial, na declaração anual do imposto de renda dos servidores ocasionando a tão temida malha fina do IR.
Assim listamos alguns dos erros que não são percebidos imediatamente:
Data do adiantamento de salário/vencimento e do pagamento do salário/vencimento
O IRRF segue o regime de caixa, que significa que a tributação ocorre no momento em que o valor é efetivamente pago ao servidor e não na competência da folha de pagamento e dois erros são comuns, no adiantamento salarial, caso ocorra, tendo em vista não ser prática comum nos órgãos públicos, quando este pagamento é realizado no dia 15 ou 20 e o restante do pagamento dos valores são efetuados no quinto dia útil, o IRRF deve ser calculado e retido sobre o adiantamento, nos termos previstos no § 1º do art. 678 do Decreto nº 9.580, de 22 de novembro de 2018[2].
Não é adequado agrupar esse valor com o pagamento do fim do mês ou do quinto dia útil do mês subseqüente, sendo que essa prática pode distorcer a base de cálculo mensal e fazer com que o servidor seja enquadrado em uma faixa de tributação mais elevada, gerando retenção maior do que a devida[3].
Outro ponto importante é em relação à data de pagamento informada no evento S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho que deve refletir com exatidão a data em que o valor líquido foi creditado na conta bancária do servidor.
Caso a folha de pagamento seja da competência mês de março e o pagamento efetivamente ocorreu no mês de abril é essa data que define o fato gerador para o desconto do IRRF e qualquer divergência pode comprometer a consistência das informações transmitidas ao sistema eSocial.
Férias proporcionais indenizadas no desligamento do servidor
Esse é um erro de classificação tributária que costuma aparecer quando ocorre desligamento de servidor, as férias proporcionais pagas na rescisão[4], assim como o terço constitucional correspondente, possuem natureza indenizatória e seguem regra específica de tributação do IRRF. Devemos utilizar o código eSocial de número 6006 – Férias proporcionais[5] ou 6007 – Férias vencidas na rescisão[6], sendo que estas verbas não devem ser tratadas como salário ou vencimento ou subsídio que possuem natureza de rendimentos tributáveis.
O pagamento deve ser classificado com o código 74 – Indenização e rescisão de contrato, inclusive a título de PDV e acidentes de trabalho constante da Tabela 21 – Códigos de Incidência Tributária da Rubrica para o IRRF dos leiautes do sistema eSocial. O uso de códigos genéricos ou salariais faz com que a Receita Federal do Brasil interprete a verba de forma incorreta, prejudicando o cálculo final do IRRF devido pelo servidor.
Uso indevido do Código 9 da Tabela 21 do sistema eSocial
O código 9 – Verba transitada pela folha de pagamento de natureza diversa de rendimento ou retenção/isenção/dedução de IR (exemplo: desconto de convênio farmácia, desconto de consignações, etc.) ainda é utilizado como se fosse uma zona neutra para valores que não sofrem tributação, mas esse uso é um erro grave, esse código se aplica apenas a situações de trânsito financeiro, ou seja, valores que passam pela folha de pagamento, mas não representam o rendimento do servidor. Ele não deve servir como esconderijo de rendimentos isentos que por obrigação legal devem constar no Informe de Rendimentos.
Com a apuração sendo realizada a partir das informações do sistema eSocial, o uso indevido do código 9 torna-se arriscado, já que esses valores continuam sendo auditáveis e podem gerar inconsistências quando comparados com outras bases de dados da Receita Federal do Brasil.
O detalhe no cadastro do beneficiário que pode invalidar a dedução da pensão alimentícia judicial
Um erro no cadastro dos beneficiários de pensão alimentícia judicial pode anular uma dedução importante no IRRF do servidor, ao informar o pagamento de pensão alimentícia judicial no sistema eSocial, o CPF registrado deve ser sempre o do beneficiário final constante da notificação judicial e não o do seu representante legal, caso exista.
Para a Receita Federal do Brasil a dedução de quem paga a pensão alimentícia judicial precisa corresponder ao rendimento de quem a recebe, quando o CPF informado não é o do alimentado, o cruzamento falha, e a dedução pode ser desconsiderada, ocasionando a tão temida malha fina do IR.
Cadastramento incompleto das informações do plano de saúde
A dedução de despesas com plano de saúde exige mais do que o simples lançamento do valor descontado do servidor, o sistema eSocial exige um cadastro completo que inclui o CNPJ da operadora, o número de registro na ANS e o CPF de todos os dependentes e beneficiários que possuem cobertura e, caso ocorra falha nessas informações fica comprometida a validação da despesa médica.
Este risco aumenta quando há troca de operadora ao longo do ano fiscal, o sistema precisa refletir essa mudança, pois a Receita Federal do Brasil cruza os dados do órgão público com as informações enviadas pelas operadoras de planos de saúde. Quando isso não acontece, o servidor perde uma dedução legítima e pode ser chamado a comprovar despesas que deveriam ter sido corretamente informadas pelo órgão público.
Sugestão de lista de verificação
Com a apuração e informação mensal do IRRF com base no sistema eSocial, a margem para correção de erros e inconsistências diminuiu e podemos dizer que até mesmo acabou, para reduzir riscos, vale revisar alguns pontos críticos de forma recorrente:
- O IRRF do adiantamento de salário ou vencimento está sendo calculado na data correta do pagamento?
- A data informada no S-1210 reflete a data correta do valor líquido creditado ao servidor?
- As férias proporcionais pagas na rescisão estão classificadas com o código 74?
- O código 9 está sendo usado apenas para apenas a situações de trânsito financeiro na folha de pagamento?
- O pagamento da pensão alimentícia judicial está vinculada ao CPF do beneficiário final?
- As informações cadastrais do plano de saúde estão completas e atualizadas?
O que altera para o DP/RH
Os erros que eram comuns anteriormente a extinção da DIRF não desapareceram, eles se tornaram sensíveis e passaram a gerar impacto quase imediato já que a apuração passou a ocorrer mensalmente e a partir da transmissão das informações ao sistema eSocial.
Nesta realidade fechar os eventos do sistema eSocial sem erros de validação deixou de ser sinônimo de conformidade fiscal, a responsabilidade do DP/RH aumentou já que qualquer inconsistência na classificação das verbas remuneratórias e indenizatórias, nas datas dos pagamentos ou mesmo nos dados cadastrais podem afetar diretamente o IRRF do servidor e ocasionar a tão temida malha fina.
Revisar as rotinas dos processos de trabalho, conferir e validar as informações cadastrais dos servidores, dos seus dependentes e dos planos de saúde, também é muito importante conhecer e entender a lógica de cruzamento de dados utilizada pela Receita Federal do Brasil não é mais apenas uma boa prática administrativa e operacional, tornou-se uma medida essencial para redução dos riscos, proteção dos servidores e garantia de segurança institucional para o órgão público.
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[1] Registro de Eventos Trabalhistas.
[2] Art. 678. O adiantamento de rendimentos correspondentes a determinado mês não ficará sujeito à retenção, desde que os rendimentos sejam integralmente pagos no mês a que se referirem, momento em que serão efetuados o cálculo e a retenção do imposto sobre o total dos rendimentos pagos no mês.
§ 1º Se o adiantamento referir-se a rendimentos que não sejam integralmente pagos no mês a que se referirem, o imposto sobre a renda será calculado de imediato sobre esse adiantamento, ressalvado o rendimento de que trata o art. 700 .
§ 2º Para fins de incidência do imposto sobre a renda, serão considerados adiantamentos os valores fornecidos ao beneficiário pessoa física, mesmo a título de empréstimo, quando não haja previsão cumulativa de cobrança de encargos financeiros, forma e prazo de pagamento.
[3] É importante lembrar que com a nova tabela do IRRF todos os rendimentos tributáveis até o valor de R$5.000,00 estão na faixa de isenção.
[4] Iremos utilizar o termo rescisão para facilitar o entendimento, mas é preciso considerar que somente deve ser utilizado no caso de servidores celetistas, para os servidores estatutários, nomeados para cargos de provimento em comissão e agentes políticos deve ser utilizado o termo desligamento que pode ser seguido pela sua motivação.
[5] DESCRIÇÃO DA NATUREZA DA RUBRICA: Valor correspondente a 1/12 avos da remuneração a que faz jus a época da rescisão contratual, fração superior a 14 dias por mês de trabalho e a projeção do aviso prévio indenizado, inclusive o adicional constitucional.
[6] DESCRIÇÃO DA NATUREZA DA RUBRICA: Valor correspondente a remuneração a que faz jus a época da rescisão contratual, correspondente a férias vencidas, mas dentro do prazo concessivo, inclusive o adicional constitucional.
Orivaldo Guimarães de Paula Filho
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