FGTS Digital: informações básicas

À partir da competência março de 2024 todos os órgãos públicos que possuem servidores regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho – CLT deverão realizar os recolhimentos do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço através do sistema FGTS Digital.

Mas, o que é esse sistema?

O FGTS Digital é um conjunto de sistemas integrados para o gerenciamento dos processos relacionados ao cumprimento da obrigação de recolhimento do FGTS. A proposta é promover soluções processuais e tecnológicas que facilitem o seu cumprimento e assegurando que os valores devidos aos trabalhadores sejam efetivamente individualizados em suas contas vinculadas.

Os principais benefícios a serem alcançados:

Eliminar burocracias e custos adicionais;
Diminuir os custos operacionais incorridos pelo FGTS;
Reduzir as despesas com tarifas pagas à rede arrecadadora do FGTS;
Digitalizar serviços, agilizando e automatizando procedimentos;
Melhorar os serviços voltados para trabalhador e empregador;
Promover a integração de ambientes e facilitar o acesso e gerenciamento de informações;
Garantir segurança, integridade e confiabilidade aos dados e informações armazenados e processados;
Diminuir a postergação da arrecadação anual do FGTS;
Fornecer informações para direcionamento de ações e tomada de decisões estratégicas;
Melhorar gestão, controle e transparência dos processos;
Facilitar a comunicação entre Administrados e Administração;
Permitir que os atores relacionados ao recolhimento do FGTS possam ter acesso aos dados e informações necessários para o exercício pleno de suas competências.

Os valores ordinariamente devidos de FGTS serão calculados tomando-se por base as informações prestadas via eSocial e os débitos já virão individualizados desde a origem, utilizando o CPF como um dos elementos essenciais de identificação do trabalhador.

Isso dará maior grau de confiabilidade, segurança e melhor controle do débito e do processo de recolhimento do FGTS.

Algumas facilidades:

Emissão de guias rápidas e/ou personalizadas;
Consulta de extratos de pagamentos realizados;
Individualização dos extratos de pagamento;
Verificação de débitos em aberto;
Pagamento da multa indenizatória a partir das remunerações devidas de todo o período trabalhado.

O PIX foi escolhido como ferramenta de pagamento do FGTS e irá trazer ganhos de confiabilidade, agilidade e facilidade, otimizando o processo de individualização na conta do trabalhador.

As guias de pagamentos do FGTS poderão ser emitidas no portal do FGTS Digital ou na própria tela do ambiente web do eSocial.

No FGTS Digital serão criados sistemas próprios para gerenciar, controlar e automatizar os procedimentos de restituição e/ou compensação de valores pagos indevidamente. Isso trará mais facilidade para o empregador efetuar compensação ou recuperação desses valores. Uma melhoria significativa nesse processo.

O desenvolvimento e implementação do Projeto FGTS Digital também vai atender às recentes alterações legislativas trazidas pela Lei nº 13.932, de 11 de dezembro de 2019, que instituiu a obrigação de elaborar folha de pagamento e declarar em sistema de escrituração digital para fins de cumprimento da obrigação de recolhimento do FGTS, criou o lançamento por homologação, conferindo às declarações feitas em sistema de escrituração digital o caráter de confissão de dívida e estabeleceu a necessidade de assegurar a prestação de serviços digitais aos trabalhadores e aos empregadores nos termos do art. 17 da Lei 8.036, de 1990.

A Secretaria de Inspeção do Trabalho – SIT, em nome do Ministério do Trabalho e Emprego é o ente responsável pelo Projeto FGTS Digital e trabalha junto com representantes da sociedade civil no desenvolvimento da ferramenta, para que seja realmente inovadora e atenda aos anseios dos empregadores.

Formas de acesso

Tipos de acesso:
- Via senha gov.br (selo prata ou ouro)
- Certificado digital
Quem:
- Titular (Meu Perfil)
- Responsável Legal pelo CNPJ na base da Receita Federal do Brasil
- Procurador devidamente cadastrado no sistema de procurações do FGTS Digital

O Procurador (outorgado) conseguirá acessar os dados da empresa (outorgante) que delegou o acesso apenas com certificado digital. O acesso via senha do gov.br será permitido apenas para o usuário visualizar dados próprios ou como representante legal perante o cadastro do CNPJ na Receita Federal.

Vencimento da guia de recolhimento

No ambiente de testes do FGTS Digital, as guias mensais terão vencimento até o dia sete do mês subseqüente à competência informada, essa data foi mantida para os empregadores poderem comparar as guias geradas pelo FGTS Digital com as guias geradas pelo SEFIP/Conectividade Social.
Na entrada em produção do FGTS Digital, na competência março de 2024, as guias mensais terão vencimento até o dia vinte do mês subseqüente à competência.

Cadastramento de Procurações

O cadastramento de procurações poderá ser realizado de forma definitiva desde o período de produção limitada. Os empregadores poderão antecipar o cadastramento de procurações para que terceiros possam acessar seus dados e representá-lo no FGTS Digital. Essas procurações já terão validade jurídica e serão utilizadas quando houver a substituição do recolhimento do FGTS pelo novo sistema.

Todas as procurações deverão ser cadastradas via FGTS Digital.
Não haverá aproveitamento de procurações já cadastradas
no Conectividade Social/Caixa ou no eCAC da Receita Federal.

Para auxiliar no processo de gestão das procurações, as organizações poderão delegar poderes com opção de substabelecimento, ou seja, quem recebeu os poderes poderá repassá-los para terceiros. O empregador poderá determinar a data de vencimento da procuração, que não poderá ser superior a cinco anos.

Quando utilizar: SEFIP ou FGTS DIGITAL

Todos os débitos mensais e rescisórios de FGTS que tenham como referência o mês de março de 2024 deverão utilizar o FGTS Digital como meio para recolhimento dos valores nas contas vinculadas dos trabalhadores.

Débitos até a competência fevereiro de 2024 continuarão a ser recolhidos via sistema da Caixa Econômica Federal (SEFIP/GRRF/Conectividade Social).

Exemplos:

FGTS mensal da competência fevereiro de 2024: o recolhimento será realizado via SEFIP/CAIXA, com vencimento até o dia 7 de março de 2024.
FGTS rescisório de um desligamento que ocorreu em 26 de fevereiro de 2024: o recolhimento será realizado via GRRF/CAIXA, com vencimento em 7 de março de 2024.
FGTS mensal da competência março de 2024: o recolhimento será realizado via FGTS Digital, com vencimento no dia 19 de abril de 2024 (sexta-feira).
FGTS rescisório de um desligamento que ocorreu em 4 de março de 2024: o recolhimento será realizado via FGTS Digital, com vencimento até o dia 14 de março de 2024.

Recolhimento via PIX

O Pix foi escolhido como forma de pagamento para os empregadores realizarem os recolhimentos de FGTS a partir do FGTS Digital.

Os boletos gerados terão um QR Code para leitura e pagamento direto no aplicativo ou site da instituição financeira do empregador.

Diferentemente do que ocorre com as transações que utilizam o boleto como meio de pagamento, com o Pix a liquidação é feita em tempo real – pagador e recebedor são notificados da conclusão da transação. Outra vantagem de utilizar essa tecnologia é que o pagamento pode ser feito em qualquer dia e horário, ou seja, a arrecadação do FGTS poderá ser feita todos os dias do ano, inclusive nos fins de semana e feriados, traduzindo-se em conveniência e minimizando possíveis esquecimentos e atrasos nos pagamentos.

No FGTS Digital, o recebimento via Pix aumentará o controle por parte dos empregadores, pois o sistema será avisado imediatamente quando o valor do FGTS de determinado trabalhador for pago, impedindo que a organização inclua indevidamente esse trabalhador em outra guia, esse controle em tempo real também impedirá que uma guia seja paga em duplicidade.

Para os trabalhadores, o controle em tempo real possibilitará agilidade no depósito dos valores em sua conta vinculada, o que permitirá que ele acompanhe e fiscalize o cumprimento desse direito.

Cronograma de implantação

A data de implantação do FGTS Digital está prevista para a competência março de 2024.

Todos os débitos com o FGTS mensais e rescisórios que tenham como referência o mês de março de 2024 deverão utilizar o FGTS Digital como meio para recolhimento dos valores nas contas vinculadas dos trabalhadores.

Débitos até a competência fevereiro de 2023 continuarão a ser recolhidos via sistema da Caixa (SEFIP/GRRF/Conectividade Social).

Origem da base de dados do FGTS Digital

O FGTS Digital utilizará as informações declaradas pelos empregadores no eSocial para alimentar sua base de dados.

A entrada em produção do sistema será em março de 2024, enquanto isso, os empregadores devem aproveitar para rever processos internos e conferir se as informações relacionadas ao FGTS estão sendo declaradas corretamente via eSocial.

Como as informações do eSocial não estavam sendo utilizadas até o momento para realizar recolhimentos, é possível que alguma configuração de incidência de rubricas ou de bases próprias do FGTS não esteja correta. Assim, as organizações devem revisitar todas as rubricas utilizadas em suas folhas de pagamento e fazer as alterações que se fizerem necessárias. Devem verificar também as verbas remuneratórias que são utilizadas apenas como base para FGTS, como nos casos de afastamento acidentário, serviço militar obrigatório, aviso prévio indenizado e primeira parcela de 13º salário.

Sincronismo entre eSocial e FGTS Digital

O envio de admissões, alterações cadastrais e contratuais, desligamentos e, principalmente, as remunerações terão impacto quase simultâneo na gestão e geração de guias e outros serviços do sistema.

A cada evento transmitido do trabalhador, haverá a sensibilização no FGTS Digital.

Não será necessário fechar a folha de pagamento através do evento S-1299 para que o empregador possa gerar guias de determinada competência.

Em dias de grande volume de dados transmitidos, poderá haver um intervalo maior de tempo entre o envio e o processamento interno do FGTS Digital e o empregador deve certificar-se de que todas as remunerações transmitidas já constam na tela. Para simplificar esse processo, principalmente para organizações com elevado número de trabalhadores, quando o empregador enviar o evento de fechamento da folha (S-1299), o FGTS Digital fará uma validação interna para verificar se todas as remunerações recebidas coincidem com o totalizador do FGTS (S-5013), após essa verificação, o sistema indicará o status da folha de pagamento (fechada ou aberta) e o horário em que foi realizada a validação.

Informações extraídas e adaptadas do portal do FGTS Digital (https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/servicos/empregador/fgtsdigital/conheca-o-fgts-digital) em 24 de janeiro de 2024 pelo consultor Orivaldo Guimarães de Paula Filho.

Cursos do Professor Orivaldo Guimarães de Paula Filho que contém informações sobre o tema:

Curso 1454 – eSocial curso básico – 8 horas-aula
Curso 1524 – eSocial curso completo – 16 horas-aula
Curso 1511 – eSocial eventos periódicos – 8 horas-aula
Curso 1602 – eSocial eventos não periódicos – 12 horas-aula
Curso 1513 – eSocial eventos processo trabalhista – 8 horas-aula
Curso 1527 – eSocial eventos totalizadores – 8 horas-aula
Curso 1452 – FGTS Digital na Administração Pública – 8 horas-aula