Autor: Orivaldo Guimarães de Paula Filho
A folha de pagamento é um dos processos mais sensíveis e estratégicos para o Departamento Pessoal, o Recursos Humanos, mas também para a contabilidade, o financeiro e para todos os gestores, já que mais do que garantir o cumprimento de obrigações legais, ela é uma fonte importante de informações gerenciais e organizacionais que podem revelar padrões, antecipar riscos e apoiar decisões com alto impacto financeiro e organizacional.
Neste artigo iremos explorar o porquê devemos analisar a folha de pagamento, seus principais benefícios e por que ela deve estar no radar de todo gestor que busca o alinhamento com os objetivos estratégicos da Administração.
Análise de folha de pagamento consiste na avaliação sistemática dos dados relacionados aos pagamentos dos agentes públicos, sejam eles agentes políticos, servidores, temporários ou de qualquer outra classe com o objetivo de identificar tendências, anomalias, oportunidades de otimização e riscos trabalhistas e judiciais, envolvendo a interpretação de indicadores como:
- Custo médio por agente público;
- Horas extras, gratificações e adicionais;
- Freqüência de afastamentos em suas diversas motivações, licenças e concessões;
- Rotatividade dos agentes públicos e sua relação com os aspectos remuneratórios e comportamentais;
- Elaboração de projeções orçamentárias com base em dados históricos.
O uso da folha de pagamento como instrumento de análise e não apenas de cálculo, deve ser prática apoiada em tecnologias preparadas para facilitar a gestão do Departamento Pessoal, do Recursos Humanos, das demais unidades administrativas e dos gestores, permitindo a extração, o cruzamento e a visualização dos dados gerados de forma ágil e estratégica.
Existem diversas razões para analisar periodicamente a folha de pagamento, sendo os principais motivos:
Redução de custos com pessoal
Entre os impactos que a análise da folha de pagamento pode causar é a identificação de gastos desnecessários ou mal dimensionados, como pagamentos recorrentes de horas extras, sendo que algumas podem inclusive não terem sido realizadas, a mesma lógica pode ser utilizada na análise dos adicionais noturnos pagos em excesso, em desacordo com a legislação vigente ou mesmo desconsiderando as marcações nos registros de ponto, outras situações que podem ser verificadas dizem respeito a benefícios pouco utilizados ou mesmo vantagens funcionais com parametrização incorreta.
Com essas informações, o Departamento Pessoal ou o Recursos Humanos podem propor ajustes gerando economia e, o mais importante, sem comprometer o bem-estar dos servidores.
Conformidade e segurança jurídica
Realizando uma análise sistemática dos dados que compõem a folha de pagamento será possível identificar inconsistências que podem levar a autuações por parte da fiscalização, apontamentos dos órgãos de controle externo – Tribunais de Contas ou mesmo ações trabalhistas, caso o regime jurídico seja o celetista, ações judiciais na situação do regime jurídico estatutário. Erros de cálculos por parametrização equivocada em encargos sociais e vantagens pessoais e vinculadas ao cargo ocupado, descontos indevidos ou acúmulo indevido de cargos ou funções podem ser detectados antes que se tornem autuações, apontamentos e cheguem a se transformar em passivos jurídicos.
Tomada de decisão por parte dos gestores baseada em dados reais e confiáveis
Com relatórios e painéis de controle transparentes e de fácil entendimento, é possível ter subsídios concretos para embasar as decisões relacionadas à remuneração, progressões funcionais, concessões de vantagens, novas admissões de servidores efetivos ou temporários e até mesmo a possibilidade de terceirização dos serviços e alocação e lotação dos recursos humanos existentes.
Entre outros benefícios, esse tipo de ação estratégica auxilia o Departamento Pessoal e o Recursos Humanos a possuir informações em mãos, sempre que necessária, realizar a analise estratégica dos problemas organizacionais oriundos da gestão do pessoal e reduzir taxas de rotatividade, entre outras situações relacionadas ao quadro de pessoal.
Apoio à gestão e às demais unidades administrativas
A análise da folha de pagamento ajuda o Departamento Pessoal e o Recursos Humanos a fornecer informações estratégicas para os gestores e a todos os demais interessados, apoiando decisões de gestão orçamentária, de admissão de novos servidores efetivos, temporários ou a terceirização do serviço e também a retenção de servidores com índice alto de performance e qualidade do serviço.
Quando combinada às demais fontes de dados disponíveis, como avaliação do desempenho funcional, pesquisas de clima organizacional e indicadores de engajamento, a análise da folha de pagamento oferece ferramentas confiáveis aos gestores, contribuindo para a promoção da gestão de pessoas mais eficaz.
Aplicação da análise da folha de pagamento no dia-a-dia dos órgãos públicos
Existem diversas vantagens na realização da análise da folha de pagamento e ao adotar esta a prática configura recebimento de ajuda para realizar uma análise melhor e mais recorrente da folha de pagamento, o que por si só já promove uma gestão mais transparente, evita autuações, apontamentos e possíveis penalidades e cria oportunidades de melhorias na gestão da organização.
Como auxílio na implementação dessa prática podemos elencar:
Escolha os indicadores que refletem a necessidade da gestão e vínculo com a organização
É preciso entender que nem tudo que está na folha de pagamento precisa ser analisado ao mesmo tempo ou imediatamente, é importante iniciar pelos indicadores que representam impacto financeiro representativo ou que por qualquer motivo já despertaram dúvidas nos gestores ou foram objeto de algum tipo de questionamento pelos órgãos de fiscalização ou de controle externo, sem deixar de levar em consideração as observações do órgão de controle interno e dos próprios servidores.
Esses indicadores podem incluir:
- Alocação, lotação e distribuição dos servidores;
- Distribuição de cargos em relação a estrutura organizacional;
- Valores dos vencimentos e subsídios;
- Gastos com benefícios e vantagens segmentados por unidade administrativa;
- Perfil dos servidores com maior custo remuneratório total.
Garanta a qualidade dos dados
Os dados estão entre os ativos mais importantes de qualquer organização, sendo assim entendemos que dados inconsistentes ou desatualizados podem comprometer a análise, além do descumprimento da legislação aplicável como a Lei de Acesso à Informação – LAI, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, instruções do Tribunal de Contas, entre outras.
É importante investir em processos de conferência, integração entre sistemas e atualização periódica das informações cadastrais, fazendo com que a análise da folha de pagamento seja confiável e para isso os dados precisam ser confiáveis e centralizados.
Desenvolva a cultura de dados confiáveis
O trabalho do Departamento Pessoal e do Recursos Humanos em parceria com áreas como Controladoria Interna, Procuradoria Jurídica e Tecnologia da Informação pode tornar a análise da folha de pagamento mais confiável, especialmente quando o objetivo é a redução das despesas com pessoal e de custos ocultos ou mesmo a previsão de riscos jurídicos ou de fiscalização.
A análise da folha de pagamento deve ir além da equipe de profissionais do Departamento Pessoal, é preciso incentivar os gestores a utilizarem os relatórios gerados como parte da gestão das equipes de trabalho e demonstrar a eles como os dados podem apoiar a tomada de decisões justas e estratégicas.
Se todos fizerem parte de uma cultura voltada para dados confiáveis, as chances das análises realizadas se tornarem cada vez melhores, mais aprofundadas e muito mais assertivas.
A análise da folha de pagamento está diretamente relacionada a um conceito organizacional que vem ganhando espaço no denominado Recursos Humanos estratégico que é o People Analytics ou, em tradução livre, análise de pessoas que é uma abordagem orientada a dados, combinando informações da folha de pagamento com dados sobre performance individual e de equipes de trabalho, clima organizacional, engajamento dos servidores em relação a organização, ao serviço, aos usuários, fornecimento de feedback estruturado, entre outros pontos.
Essas informações devem ser cruzadas a partir de sistema de gestão de pessoas, a fim de gerar percepções e auxiliar o Departamento Pessoal, o Recursos Humanos e os gestores a otimizar sua gestão estratégica de pessoas, permitindo:
- Identificar se a remuneração está compatível com o desempenho avaliado em relação ao plano de carreiras;
- Mapear talentos e servidores com desempenho acima da média que merecem reconhecimento ou alocar em posições estratégicas de liderança, além da elaboração de programas de desenvolvimento;
- Antecipar riscos de desligamento voluntário de servidores com atribuições estratégicas e detentores de conhecimentos importantes para a estrutura de prestação dos serviços.
Quando a organização passa a cruzar dados financeiros com indicadores comportamentais e organizacionais, ele assume uma postura mais estratégica e menos operacional, sendo esta a importância da realização da análise da folha de pagamento.
Principais desafios e superação
Apesar de seus benefícios, a análise da folha de pagamento ainda é pouco realizada pelas organizações públicas e enfrenta resistências por parte dos servidores atuantes no Departamento Pessoal e no Recursos Humanos, sendo que em muitas situações isso acontece pela falta de integração entre os sistemas informatizados que são utilizados nas diversas atividades realizadas ou mesmo pela dificuldade na visualização dos dados necessários para a geração dos relatórios , também, pela falta de conhecimento técnico e de organização do trabalho. Sendo que também existe a possibilidade da organização ter ausência de servidores com perfil analítico ou ainda tenha uma cultura organizacional pouco voltada a análise e utilização de dados de maneira estruturada e estratégica.
Mas é importante salientar que esses obstáculos podem ser superados com ferramentas tecnológicas adequadas como a capacitação das equipes e o apoio dos gestores.
O primeiro passo já foi dado por você, profissional de Departamento Pessoal ou de Recursos Humanos, ao ler este artigo, reconhecendo o valor estratégico dos dados para o seu dia-a-dia.
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Orivaldo Guimarães de Paula Filho
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