Autor: Orivaldo Guimarães de Paula Filho
Os servidores que atuam no DP e no RH dos órgãos públicos tem utilizado a denominação “nova DIRF” sendo que esta leitura está incorreta, tendo em vista que a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, conhecida pela sigla DIRF não passou por atualização ou mesmo por alteração, o que houve foi a sua completa e definitiva extinção. A partir do ano de 2025 houve uma mudança na estrutura da prestação de informações sobre retenção do imposto de renda e como estas devem ser encaminhadas para a Receita Federal do Brasil.
Não há mais o encaminhamento de todas essas informações anualmente, o novo modelo prevê uma rotina contínua, integrada e rigorosa, baseada no envio mensal dos dados de retenções através dos Sistemas eSocial e EFD-Reinf trazendo uma lógica de controles, riscos e governança tributária totalmente nova e muito mais precisa.
A extinção da DIRF é a consolidação de um sistema integrado que teve inicio com o advento do eSocial e da EFD-Reinf nos idos de 2014 e que nos últimos anos foi sendo implantado obedecendo a um cronograma previamente definido que culminou com a Receita Federal do Brasil acompanhando as informações de forma instantânea, eliminando o intervalo entre o fato gerador, a informação transmitida e a realização dos procedimentos de fiscalização.
Deste modo elencamos alguns pontos de atenção para os órgãos públicos.
É preciso entender que não existe uma “nova DIRF”, o que a substituiu é o que podemos concluir como um novo modelo de apuração do imposto de renda retido na fonte e este é um ajuste de conceito, não há um novo software ou declaração ou relatório com a denominação DIRF. O que existe atualmente é uma nova forma de envio das informações de modo descentralizado e não mais vinculadas a um período de tempo anual.
Essas informações passaram a ser enviadas de maneira recorrente e mensalmente pelos sistemas eSocial e EFD-Reinf, assim a adaptação a esta nova realidade é a revisão dos processos de trabalho, das parametrizações dos softwares utilizados e das rotinas internas não apenas da tesouraria, da contabilidade, do departamento pessoal/recursos humanos, mas de todas as unidades administrativas e operacionais envolvidas garantindo que os eventos mensais sejam transmitidos e recepcionados corretamente.
A lógica da elaboração e envio anual passa a ser uma obrigação mensal contínua, sendo esta a alteração mais sensível e que gerou maior dificuldade de adaptação dos servidores que atuam com estas informações. É preciso entender claramente que a última DIRF foi a referente ao ano-calendário de 2024 entregue em fevereiro de 2025. Os fatos geradores de retenções ocorridos no mês de janeiro de 2025 foram enviados através dos sistemas já citados até o dia 15 de fevereiro de 2025 e esta passou a ser a rotina que deve ser seguida mensalmente.
Na prática, houve a eliminação da rotina do início de cada ano para elaborar a consolidação dos dados acumulados, realizando a conferência e finalizando com o envio através do PGD/DIRF, atualmente é preciso ter a disciplina da conferência dos dados mensalmente e entender que as unidades administrativas e operacionais deixam de atuar de forma isolada e passam a depender de uma conciliação constante e precisa dessas informações. Podemos dizer que o ganho com a nova sistemática está na previsibilidade e na facilidade de conferência em momento contemporâneo ao fato gerador, sendo que o grande risco está na falta de organização e de preparo das informações.
As informações devem ser enviadas considerando a divisão entre os sistemas eSocial que concentra as informações relacionadas a folha de pagamento e às relações de trabalho independente da existência de vínculo ou não e EFD-Reinf que concentra as informações relacionadas as retenções dos tributos federais que não decorrem de vínculo empregatício ou de trabalho, que podemos definir como as prestações de serviços realizados por pessoas jurídicas, alugueis pagos a pessoas físicas e outros rendimentos sujeitos a retenção na fonte.
As informações encaminhadas são objeto de cruzamento mensal com as declaradas no sistema DCTFWeb, permitindo que a Receita Federal do Brasil identifique inconsistências em tempo real.
O risco fiscal passa a ser mensal, já que anteriormente a consolidação e os ajustes eram realizados anualmente, com a nova rotina os erros impactam imediatamente a base de cálculo dos tributos, gerando inconsistências nos valores, cadastros ou classificações gerando divergências recorrentes, fiscalização através dos sistemas com maior agilidade e, por conseqüência, autuações e possíveis multas.
É preciso manter atualizadas as informações cadastrais e a parametrização das rubricas relativas as retenções tributárias, além das informações relativas as deduções como os dados dos dependentes, os descontos de planos de assistência médica e odontológica e a classificação da natureza dos rendimentos pagos. As alterações na forma como são informadas as retenções do tributos transformam a conformidade fiscal em um indicador contínuo da qualidade da gestão pública.
Essas alterações não estão limitadas a grandes organizações sejam públicas ou privadas, mas para todos atingindo pessoas jurídicas, pessoas físicas e até microempreendedores individuais que podem ser impactados sempre que houver pagamento de salários, vencimentos, subsídios e outros tipos de retribuição por serviços prestados, aluguéis ou quaisquer rendimentos sujeitos à retenção na fonte, o órgão público deve garantir que os eventos estejam corretamente informados nos sistemas eSocial ou EFD-Reinf mensalmente e na data correta evitando notificações, autuações e possíveis multas.
A extinção da DIRF não apenas encerrou uma obrigação acessória anual, mas consolidou um modelo efetivo de fiscalização digital que não mais analisa o passado, mas acompanha as operações tributárias em tempo real. Alterando a lógica por trás da gestão tributária, que deixa de exigir a conformidade anualmente e passa a exigir um processo permanente de controles, validações, envios nos prazos e prevenção de riscos.
E os seus processos internos relacionados às retenções e envio das informações tributárias estão preparados para a nova realidade de acompanhamento contínuo?
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